Erläuterungen zur Stichprobeninventur


95 Prozent Ersparnis

Weniger Zählfehler

Aufgaben und Vorteile

Die Inventurpflicht

Die Inventur ist laut HGB vorgeschrieben, um das Umlaufvermögen aufzunehmen. Erfolgt dies als Vollzählung, sind erhebliche Kosten und Personalaufwände nötig – oft auch Lagerschließzeiten. Hinzu kommen zahlreiche Fehlerquellen bei der Aufnahme, die zu Scheindifferenzen führen und die Qualität der Bestandssicherheit stark gefährden können.

Vor diesem Hintergrund wurden gesetzlich verschiedene Inventurerleichterungen zugelassen, wovon die Stichprobeninventur wohl die effizienteste ist.

Aufgabe der Stichprobeninventur

Es handelt sich im Eigentlichen um Messverfahren: Geprüft und nachgewiesen wird die Korrektheit der Bestandsführung, also die Übereinstimmung der systemseitig geführten Bestände mit den tatsächlich im Lager befindlichen Artikeln. Wird dies innerhalb der zulässigen Grenzen bestätigt, entfällt die Vollinventur. Der Bestand wird zum Jahresabschluss aus den Systemen übernommen und bewertet (Annahmemethode). Es erfolgt keine Wertberichtigung auf Basis einer Hochrechnung, lediglich festgestellte Mengendifferenzen an den einzelnen Stichproben werden auf der Lagerposition korrigiert.

Vorteile der Stichprobeninventur

Der unmittelbare Vorteil ergibt sich aus der Reduzierung des Zählaufwandes um etwa 95%. Damit sinken die Kosten, aber auch der Personalbedarf erheblich.

Damit verbunden ist ein signifikanter Effekt auf die Fehlerquote. Das Zählen vieler Positionen durch eine große Anzahl von Personen führt zwangsläufig zu Fehlern. Häufig werden hierzu auch Mitarbeiter herangezogen, die kaum mit der Lagersituation vertraut sind. Hinzu kommt oft Zeitdruck, der auch die Überprüfung von Differenzmengen nur bei hochwertigen Abweichungen erlaubt. So landen die Differenzen erst einmal im bestandsführenden System…

Bei der Stichprobeninventur sinken mit dem Zählvolumen auch der Personalbedarf und der Zeitdruck. Dadurch können zum Zählen vornehmlich kundige Mitarbeiter eingesetzt werden. Zudem ist es möglich, Soll-Ist-Differenzen in einem weitaus größerem Maße nachzugehen, um Fehlbuchungen zu vermeiden. Damit erhöht sich die Prozesssicherheit nach der Inventur.

Ein weiterer Vorteil ist die Einsatzmöglichkeit der Stichprobeninventursysteme auch für unterjährige Bestandskontrollen. Hier gelten nicht die externen Inventur-Vorschriften, sondern die betriebsinternen  Fragestellungen. Durch zusätzliche Stichprobenziehungen in unterschiedlichen Bestandsbereichen und Warengruppen lässt sich die Bestandsqualität kontinuierlich mit überschaubarem Aufwand überwachen.

In welchen Ländern wird die Stichprobeninventur eingesetzt?

Die Stichprobeninventur wurde als Ersatz für die Vollinventur erstmals in Deutschland gesetzlich aufgenommen, in 1981 hat der Hauptfachausschuss des IdW (Institut der Wirtschaftsprüfer) eine ausführliche Stellungnahme zur Durchführung dieser Inventurform herausgegeben. Diese Stellungnahme wurde auf Englisch und Deutsch verfasst, sie ist bis heute maßgeblich und wohl das einzige englischsprachige Regelwerk zur Stichprobeninventur.

In Österreich ist die Stichprobeninventur ebenfalls gesetzlich zulässig, die Schweiz akzeptiert diese gleichfalls.

Unsere Systeme sind für die genannten Länder direkt testiert.

Darüber hinaus wird mit unseren Systemen die Stichprobeninventur in zahlreichen inner- und außereuropäischen Ländern durchgeführt, die keine spezifische Rechtsgrundlage zu Stichprobeninventuren haben. Hier wurde sich im Einzelfall mit den Wirtschaftsprüfern abgestimmt und über das Regelwerk, die Testierung und den Referenzen der Stat Control dem Einsatz zugestimmt.

In welchen Sektoren und Branchen wird die Stichprobeninventur genutzt?

Das Anwendungsspektrum erweitert sich ständig. Stat Control hat Referenzkunden aus nahezu allen Bereichen. Gern stellen wir einen Kontakt zu einem in Ihrem Bereich tätigen Kunden her.

Industrie

Ursprünglich wurde das Verfahren in großen Industrieunternehmen wie der Siemens AG eingesetzt. Diese hatten in den späten 1970er Jahren bereits erste IT-gestützte Lager und erfüllten somit eine notwendige Bedingung für die Stichprobeninventur.

Seither ist die IT-gestützte Lagerverwaltung längst Standard geworden. Die entsprechenden Programme sind ausgereift, die Prozesse werden immer exakter. Daher ist jedes zeitgemäß geführte Lager im Industrie- und Produktionsbereich geeignet, die Vollinventur durch statistische Verfahren zu ersetzen.

Handel

Der Handel setzt Stichprobenverfahren insbesondere im Lagerbereich ein. Gerade im Großhandels- und Versandbereich, wo schnelle Reaktionszeiten wichtig sind, werden mit diesen Verfahren erhebliche Erleichterungen erzielt.

Aber auch auf der Fläche werden erfolgreich Stichprobenverfahren eingesetzt. Die Eignung hängt dann von der Verfügbarkeit der Bestandsdaten ab.

Logistikdienstleistung

Seit einigen Jahren stellen die Logistikdienstleister von der Vollinventur auf die Stichprobenverfahren um. Die Akzeptanz ihrer Kunden hat sehr stark zugenommen, wodurch der Aufwand erheblich reduziert werden kann.

Versorger

Versorger haben in der Regel eine sehr große Anzahl von Ersatzteilen, die verwaltet und inventiert werden müssen. Anders als bei Industrie- und Handelsunternehmen ist die Umschlagshäufigkeit oft geringer, aber die Kritikalität einzelner Teile sehr hoch. Insofern dürfen hier möglichst keine Inventurfehler passieren. Zudem spielt hier die unterjährige Überwachung der Ersatzteilläger eine besondere Rolle.

Regelwerk zur Inventurerleichterung mit statistischen Verfahren

Bereits seit Ende der 1970er Jahre ist eine Inventur per Stichproben als Ersatz der Vollinventur zulässig (§241 Abs. 1 HGB). Welche mathematischen Verfahren hierfür zulässig und wie diese anzuwenden sind, wurde ab Anfang der 1980er vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IdW) und der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) definiert. Auch wurden die Regeln zur Durchführung und Prüfung ausführlich festgelegt.

Dazu mussten bestimmte betriebliche Voraussetzungen erfüllt werden, die seinerzeit viele Unternehmen noch nicht erfüllen konnten. Das betraf insbesondere eine IT-gestützte, zuverlässige Bestandsführung. Seit etwa Mitte der 1990er Jahre hat sich die Situation hier deutlich verbessert, und zeitgemäß geführte Lager erfüllen in aller Regel die geforderten Bedingungen.

Wirtschaftsprüfer erwarten zudem ein testiertes System zur Durchführung von Stichprobeninventuren. Die Systeme der Stat Control sind selbstverständlich aktuell testiert und anerkannt.

Anerkannte mathematisch-statistische Verfahren

Die anwendbaren Verfahren im Sinne des HGB wurden im Jahr 1981 vom IdW definiert. Grundsätzlich sind vier Hochrechenverfahren und der Sequenzaltest vom IdW als zulässige Stichproben-Inventurverfahren anerkannt. Sie eignen sich für unterschiedliche Lagersituationen.

In konventionellen Lagerbereichen werden in der Regel die Hochrechenverfahren eingesetzt. Sie erfordern eine moderate Bestandssicherheit, der Zählaufwand umfasst etwa 5% der Lagerpositionen.

In unserem System Stasam® werten wir die Zählergebnisse nach allen vier zulässigen Hochrechenverfahren (Mittelwert-, Differenzen-, Verhältnis- und Regressionsschätzung) aus. Das Verfahren mit dem genauestenm Ergebnis wird zur Dokumentation für die Inventur herangezogen. Hier erweist sich regelmäßig die Regressionsschätzung als das zwar mathematisch anspruchsvollste, aber gleichzeitig genaueste Verfahren.

 Als spezielles Verfahren für besonders sichere Lagerbereiche gilt der Sequenzialtest, den wir mit unserem System Staseq® abdecken. Er erfordert den geringsten Zählaufwand – im Idealfall lediglich 30 Stichproben. Bei Abweichungen der Zählmengen von den Sollmengen der Stichproben sind weitere Stichproben zu ziehen, was bei unsicheren Beständen zu einem höheren Aufwand führen kann als bei den Hochrechenverfahren.

Die Inventurverfahren können sowohl miteinander kombiniert wie auch als permanente Variante über das Jahr verteilt durchgeführt werden.

Testierung der Systeme

Unsere Inventursysteme werden regelmäßig von führenden Wirtschaftsprüfungsunternehmen für Inventuren testiert. Dies ist vergleichbar einer Allgemeinen Betriebserlaubnis etwa für Fahrzeuge und bestätigt, dass die Systeme regelkonform arbeiten und einen vorschriftsmäßigen Inventurablauf abbilden. Dieser Nachweis wird in der Regel von Wirtschaftsprüfern für den Einsatz von Stichprobeninventursystemen vorausgesetzt. Die der Testierung zugrunde liegende Primärliteratur ist vollständig bei uns vorhanden. Kunden und Interessenten erhalten die Testate von uns zur Vorlage bei den Wirtschaftsprüfern.