WEWO Anwenderbericht Schrauben Befestigungsteile

Zählen mit richtigem Dreh

Die WEWO Schrauben-Befestigungsteile GmbH hat den Inventuraufwand mit Stichprobeninventur-Software von Stat Control um 95 Prozent gesenkt.

 

Es werden immer mehr: Die Zahl der bei WEWO gelagerten Artikel für den Bedarf rund um die Befestigungstechnik wächst zusehends. Mittlerweile umfasst das Sortiment rund 32.000 Arten von Schrauben, Muttern, Werkzeugen, Schmierstoffen oder Reinigungsmitteln. Abgerundet wird das umfangreiche Lieferprogramm durch Lösungen für die Betriebseinrichtung und Berufsbekleidung. Die Strategie der Vielfalt scheint aufzugehen, denn Kundenstamm und Umsätze entwickeln sich positiv.

Vollinventur kostet 1.440 Arbeitsstunden

Das immer breiter werdende Artikelportfolio führte jedoch auch zu einem deutlich erhöhten Verwaltungsaufwand. „Die Vollinventur wurde von Jahr zu Jahr arbeitsintensiver, aufwändiger und auch kostenträchtiger“, erinnert sich Frank Janssen, der bei WEWO den Bereich IT/ Organisation verantwortet. Zuletzt waren mit der Zählung aller Artikel 60 Mitarbeiter über einen Zeitraum von 24 Stunden beschäftigt. Das entspricht einer Summe von 1.440 Arbeitsstunden. Vor diesem Hintergrund machte sich Janssen im Jahr 2014 auf die Suche nach einer neuen und effektiveren Lösung für die Bestandserfassung. Dabei wurde er auf die Möglichkeiten der Stichprobeninventur und den auf dieses Gebiet spezialisierten Softwareanbieter Stat Control aufmerksam.

Die Stichprobeninventur setzt eine computergestützte Lagerverwaltung und ein nach HGB und den Vorgaben des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IdW) testiertes Inventursystem voraus. Zudem müssen die bei der Inventur verwendeten Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen und das Stichproben-Inventurergebnis innerhalb der in Deutschland zulässigen Vorgaben liegen. Sind diese Bedingungen erfüllt, erlaubt Paragraph 241 Handelsgesetzbuch (HGB) das Durchführen so genannter Stichproben-Inventuren für Bestände. Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand demnach auch mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden.

Einführung mit gutem Gefühl

„Nach einem Erstgespräch mit Stat Control wurde uns bestätigt, dass dieser Ansatz für uns passt“, erinnert sich Janssen und ergänzt: „Man konnte mir von Anfang an ziemlich genau sagen, wie hoch unser Einspartpotenzial sein würde“ und empfahl uns den Sequenzialtest beziehungsweise die dafür vorgesehene Software Stasam. Bereits Ende 2014 startete WEWO im Rahmen der anstehenden Inventur den ersten produktiven Einsatz des Stichprobensystems. Die benötigten Artikelstammdaten wurden dabei über eine Schnittstelle aus dem bei WEWO eingesetzten ERP-System Microsoft Dynamics NAV 2009 an Stasam übertragen. „Der Support von Stat Control stand uns dabei mit Rat und Tat zur Seite, so dass wir immer ein gutes Gefühl hatten“, berichtet Marcel Waitschekauski, der bei WEWO als Assistent des Einkaufs- und Logistikleiters arbeitet.

Die Bilanz der ersten Stichprobeninventur bei WEWO lässt sich sehen. Im Vergleich zur früheren Vollinventur konnte der Zeitaufwand von ursprünglich 24 auf 4 Stunden um rund 85 Prozent reduziert werden. Gleichzeitig sank der Personalaufwand: Statt der ursprünglich benötigten 60 Mitarbeiter waren an der Stichprobeninventur nur noch 20 Personen beteiligt. Das entspricht einer Reduzierung um zwei Drittel, was zugleich einen drastischen Rückgang bei der benötigten Zeit von 1.440 auf nur noch 80 Arbeitsstunden bedeutet. „Die Stichprobeninventur hat unseren Gesamtaufwand um 95 Prozent gesenkt“, stellt Janssen fest.

 

WEWO Anwenderbericht Inventar Lösung

 

Höhere Bestandsqualität

Die Lösung von Stat Control brachte WEWO jedoch noch eine Reihe weiterer Vorteile. So können jetzt „unterjährig und je nach Größe und Bedarf auch kurzfristig Stichproben vorgenommen werden, um die Bestandsqualität zu prüfen“, betont Janssen. Dadurch könne die Qualität der Bestände von Monat zu Monat gewährleistet und weiter verbessert werden. Zudem minimiert das schnelle Stichprobenverfahren den operativen Stillstand in wertschöpfenden Abteilungen, so dass die Lieferfähigkeit von WEWO zu keiner Zeit spürbar eingeschränkt wird. Ein weiterer Pluspunkt der Stichprobeninventur ist die höhere Genauigkeit, denn manuelle Zählfehler werden vermieden. „Kein Mensch kann mehrere Hundert Positionen fehlerfrei zählen“, ist Janssen überzeugt. Demnach würden die Vollinventuren den Betrieben immer nur eine Scheinsicherheit liefern. Die wenigen Zählpositionen einer Stichprobeninventur könnten hingegen „zuverlässig abgearbeitet“ werden.

Fazit: Bei WEWO konnte das Stichprobenverfahren bereits im ersten Jahr die Kosten der Software einspielen. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen jetzt über ein Werkzeug für die nachhaltige Verbesserung der Bestandssicherheit.

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