COG Anwenderbericht Dichtungsspezialist

Dicht an der Wahrheit

Der Dichtungsspezialist COG hat die Inventur für sein Warenlager von permanenter Zählung auf Stichproben umgestellt.

 

Hohe Lagerbestände sind für Ian Metzger kein Problem. Ganz im Gegenteil: Die vollen Regale mit insgesamt 44.000 Positionen und 130 Millionen Einzelteilen sind Voraussetzung der C. Otto Gehrckens GmbH & Co. KG (COG) für die Lieferfähigkeit des Unternehmens.

Die in Pinneberg bei Hamburg beheimatete Firma hat ihren Marktanteil in den vergangenen Jahren kontinuierlich ausgebaut. Hauptgrund für die Expansion ist laut Metzger, Geschäftsführer des Unternehmens, die hohe Lieferbereitschaft über das gesamte Sortiment. Gelagert werden die Artikel auf einer Fläche von 2.600 Quadratmetern. Sie ist unterteilt „in ein automatisches Kleinteilelager mit drei Gassen, rund 4.200 Regalplätzen und 20.000 Sektoren sowie ein manuelles Lager mit etwa 9.000 Fachböden in 55.400 Sektoren“, erklärt Logistikleiter Steffen Buchholtz.

Der relativ niedrige Warenwert der Gummiprodukte und ihr minimaler Platzbedarf sorgen dabei für verträgliche Lagerkosten. Großen Aufwand verursachte bislang jedoch die gesetzlich vorgeschriebene Bestandsaufnahme – Stichwort Inventur. Angesichts der gigantischen Mengen an Vorratsartikeln hatte COG das Verfahren der permanenten Inventur angewendet. „Da wurde gezählt wie vor 50 Jahren. Deshalb stand für uns schon lange fest, dass wir das Inventurverfahren rationalisieren müssen“, erinnert sich Andreas Dunst, verantwortlich für das Rechnungswesen.

Hintergrund ist ein deutsches Gesetz, das Unternehmen die Bestandsaufnahme wesentlich vereinfacht: Paragraph 241 des Handelsgesetzbuchs (HGB) erlaubt Stichprobeninventuren. Grundlage dafür ist das Phänomen, dass etwa 20 Prozent aller Lagerpositionen 60 bis 95 Prozent des Lagerwertes repräsentieren. Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand demnach auf Grund von Stichproben ermittelt werden. Voraussetzung ist, dass die verwendeten Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB) entsprechen. Die Qualität des so aufgestellten Inventars kommt dem Aussagewert einer herkömmlichen Bestandsaufnahme gleich. Dadurch können Unternehmen ihren Inventuraufwand um bis zu 95 Prozent reduzieren.

Eine weitere Voraussetzung ist, dass im Unternehmen ein IT-basiertes, zuverlässiges Lagerbestandsführungssystem eingesetzt wird. Im Fall COG handelt es sich um die Warehousemanagement-Software „Ci-log“ in Kombination mit dem ERP System „Pro Alpha“. Außerdem sollte das Lager mindestens 1.000 Positionen umfassen. Die Differenzen zwischen Buch- und Zählwerten müssen innerhalb der zulässigen Grenzen liegen. Bei einem automatischen Lager liegt die Fehlerquote oft so niedrig, dass sogar ein so genannter „Sequenzialtest“ eingesetzt werden kann. Dabei kann im Extremfall mit einem Zählaufwand von nur 30 Positionen ein hundertprozentiges Ergebnis erreicht werden.

 

 

Bei COG erwiesen sich die Bestände als derart exakt, dass der Sequenzialtest nicht nur im automatischen, sondern auch im manuellen Lager eingesetzt werden kann. Der Effekt ist riesig: Anfänglich rechnete COG mit einer Reduzierung des Zählaufwands von ursprünglich 44.000 auf 2.500 Positionen. Der Sequenzialtest senkte diesen Wert nochmals auf unter 100 Positionen.

Sechs Stunden Inventur

Aber nicht nur das Lager, auch die vorgesehene Inventursoftware sollte bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Vor allem muss das eingesetzte Programm durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert sein. Diese Bedingung erfüllen nur wenige Anbieter auf dem überschaubaren Markt für Inventursoftware – einer von ihnen ist die Stat Control GmbH aus Hamburg.

Im Oktober fand die erste Inventur statt, nachdem die Software namens „Staseq“ im September installiert wurde. Die Inventur selbst verläuft unspektakulär: „Wir laden in Staseq den Warenbestand, der nach den Angaben von Pro Alpha vorhanden sein müsste. Die Inventursoftware errechnet dann eine Stichprobenliste mit Positionen, die manuell gezählt werden müssen. Bei uns waren das am Ende nur 79 Stück“, erklärt Dunst. Innerhalb von nur sechs Stunden war die erste Inventur nach dem neuen Verfahren beendet.

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