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Stichprobeninventur in Konzernstrukturen – Bestandsqualität bei reduziertem Ressourcen-Einsatz

 

In vielen Unternehmen geht immer noch eine Menge Zeit für aufwändige Zählarbeiten bei der Inventur verloren. Stichprobeninventuren versprechen dagegen reduzierte Ausfallzeiten in der logistischen Abwicklung und vor allem einen deutlich eingeschränkten Ressourcen-Aufwand. Die Arvato AG hat in weiten Teilen des Konzerns eine solche Lösung für alle Beteiligten gewinnbringend umgesetzt.

Auf globalen Märkten herrschen komplexe Strukturen. Der Wettbewerbsdruck nimmt bei schwindenden räumlichen und zeitlichen Barrieren immer weiter zu. Gerade Unternehmen, die zunehmend weltweit agieren und ein großes Wachstum verzeichnen, stehen vor der Herausforderung, die unterschiedlichen Unternehmensprozesse in den einzelnen Ländern unter einen Hut zu bringen, sowie mit dem globalen Wettbewerb mitzuhalten.

Dabei greifen viele Unternehmen auf Outsourcing zurück und steigern so die Effizienz ihrer weltweit vernetzten Prozesse. Bei großen Produktionsunternehmen rückt dabei auch das Supply Chain Management (SCM) in den Mittelpunkt: Große Logistikdienstleister übernehmen klassische Aufgaben ihrer Auftraggeber und sind z.B. für die Planung und das Management von Lieferketten zuständig. Dazu zählen u.a. die Vorwärtslogistik und die Lagerhaltung. Ein wichtiger Faktor in der Lagerhaltung ist die Bestandsqualität, die regelmäßig geprüft werden muss.

Inventuren und Bestandskontrollen lassen sich deutlich optimieren, wenn Stichproben-verfahren an die Stelle von klassischen Vollzählungen treten, denn diese sind fehleranfällig und mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden.

Komplexe Konzernumfelder stellen hohe Anforderungen an die Logistik

Mit speziellen Lösungen für die Stichprobeninventur lässt sich der Zählaufwand im Lager um bis zu 95 % reduzieren, was zu deutlichen Rationalisierungseffekten führt. Dieses Potenzial wollte auch der weltweit agierende Konzern Arvato ausschöpfen und hat in weiten Teilen seiner Lagerhaltung die Stichprobeninventurlösung „Stasam“ der Stat Control GmbH eingeführt. Auf diese Weise ermöglicht das Unternehmen seinen Kunden, Lieferzyklen zu optimieren und eine Just-in-Time-Distribution zu realisieren.

arvato Anwenderbericht Reduzierung

 

Markus Obergassel von arvato BertelsmannDie Arvato AG ist ein weltweit tätiges Dienstleistungsunternehmen, das zur Bertelsmann-Gruppe gehört. 63.000 Mitarbeiter erwirtschafteten 2010 einen Umsatz von über 5 Mrd. €, das operative Ergebnis betrug 350 Mio. €. In mehr als 30 Ländern realisieren die Mitarbeiter spezielle Lösungen für unterschiedlichste Geschäftsprozesse, die entlang von integrierten Dienstleistungsketten angesiedelt sind. Dazu zählen u.a. Datenmanagement, Customer Care, CRM-Dienstleistungen sowie alle Bausteine, die zum Supply Chain Management (SCM) gehören, z.B. das Ordermanagement, Lagerhaltung, Versand, Transport- und Retouren- Management sowie Reparaturservices.

Vorwärts- als auch RückwärtslogistikDer Konzern unterscheidet verschiedene Produktlinienbereiche, wie z.B. den Schwerpunkt Automobilindustrie, deren Merchandising-Artikel bei Arvato gelagert sind und von dort ausgeliefert werden. Außerdem übernimmt Arvato derzeit die Lagerhaltung für Print-Medien und Merchandising-Artikel von Banken und Versicherungskunden, lagert Produkte von Handy-, Netbook- oder Fernsehgeräteanbietern sowie Waren für den Bürobedarf und die Ausstattung von Filialen.

Um den Kunden eine optimale Bestandsqualität zu gewährleisten, ist Arvato inzwischen weitgehend auf die Stichprobeninventur mit dem System „Stasam“ von Stat Control umgestiegen. Im komplexen Umfeld des Konzerns waren die Anforderungen an ein Stichprobeninventur- und Controllingsystem sehr hoch: Eine anspruchsvolle Datenbank- und Server-Landschaft musste in die Lösung integriert sowie ein differenziertes Berechtigungskonzept umgesetzt werden. Die Client-Server-Architektur musste in der Lage sein, den enormen Datendurchsatz der großen Lager zuverlässig und parallel zu bearbeiten. Es sollten also mehrere Inventuren gleichzeitig in der komplexen Lagerstruktur möglich sein. Dazu war die Mandantenfähigkeit der Software nötig: Mehrere Grundgesamtheiten können so gleichzeitig bearbeitet werden und auch unterjährig sind Bestandskontrollen gezielt möglich.

Diese unterjährigen Kontrollen sind notwendig, um ein verantwortungsvolles Risikomanagement im Konzern und für die Auftraggeber zu gewährleisten. „Wir haben mit Stasam große Potenziale gehoben und arbeiten bei den Inventuren jetzt viel schneller und mit bedeutend weniger Leuten“, berichtet Kundenmanager Markus Obergassel, der für den Geschäftsbereich Arvato Hightech Mobile Network Operator tätig ist. Obergassel sieht große Möglichkeiten, den Einsatz von „Stasam“ im Konzern auszuweiten – bisher arbeiten vor allem die Logistik-Bereiche mit dieser Software. Zum globalen Bertelsmann-Netzwerk gehören neben Arvato auch die RTL Group, Random House sowie Gruner + Jahr.

Wie „Stasam“ in der Praxis funktioniert, lässt sich am Beispiel des bereits erwähnten Geschäftsbereichs Hightech Mobile Network Operator zeigen. Er tritt mit seiner Logistik-Dienstleistung als strategischer Partner u.a. für internationale Mobilfunkbetreiber auf. Seine Aufgabebesteht sowohl in der Vorwärts- als auch Rückwärtslogistik, in deren Rahmen Waren im Auftrag des Mobilfunk Operators direkt von Herstellern vereinnahmt werden und sowohl an Endkunden als auch in ein umfangreiches Händler-Netzwerk versendet werden. Der tägliche Durchsatz liegt bei 15.000 bis 17.000 Sendungen, das Lager hat 7.000 Lagerplätze.

Mitarbeiter im Supply Chain Management
Mitarbeiter im Supply Chain Management

Ursprünglich führte der Geschäftsbereich Vollinventuren durch, die einen erheblichen Ressourcen-Aufwand bedeuteten. Mehr als 80 Mitarbeiter waren einen ganzen Arbeitstag beschäftigt, um alle Lagerpositionen zu erfassen. Daher sollten die Inventurabläufe schneller, effizienter und vor allem kostengünstiger werden.

Stichprobeninventuren werden von den Wirtschaftsprüfern anerkannt

Heute müssen nur noch ca. 40 Mitarbeiter einen halben Tag lang arbeiten, um die Stichprobeninventur zu realisieren. Entsprechend groß ist die Zeit- und Kostenersparnis. Die Reduktion der Arbeitszeit wirkt sich zudem auf die Qualität der Inventur aus, da die Arbeit weniger monoton ist und dadurch die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich sinkt. So minimieren sich durch Zählfehler entstehende Differenzen.

„Der Anspruch, den Aufwand im Rahmen der Bestandsprüfung um 50% zu reduzieren, wurde zu 100% erreicht“, freut sich Obergassel. Mit dem Support ist Arvato sehr zufrieden. Obergassel: Bei Fragen stehen die Kundenberater von Stat Control unseren Mitarbeitern unter einer Hotline immer zur Verfügung und erarbeiten umgehend Lösungen.“

Zudem trifft man sich regelmäßig zu Schulungen, um die individuellen Anforderungen der Arvato-Kunden optimal in die Software zu integrieren. Die Großkunden von Arvato kommen aus unterschiedlichsten Branchen und arbeiten daher auch mit sehr unterschiedlichen Wirtschaftsprüfern zusammen, die eine ordnungsgemäße Abwicklung der Inventuren bestätigen müssen.

Auf diese Vielfalt hat sich die vor 20 Jahren als Spin-Off von Price Waterhouse gegründete Stat Control eingestellt und spezialisiert.

Die testierten Systeme entsprechen den Richtlinien des Instituts der Wirtschaftsprüfer, wobei auch internationale Vorschriften von den Systemen berücksichtigt werden. Daneben bietet Stat Control ein fundiertes Beratungsspektrum für den Einsatz von Stichprobenverfahren im Bestandsmanagement.

„Unsere Mitarbeiter im Supply Chain Management sind zufrieden. Es geht weniger Zeit für aufwändige Zahlarbeiten verloren und unseren global agierenden Kunden können wir neben reduzierten Ausfallzeiten in der logistischen Abwicklung vor allem einen kundenseitig deutlich eingeschränkten Ressourcen-Aufwand anbieten.“, resümiert Obergassel.

Da die Praxis bei Arvato nur positive Resultate mit Stasam gebracht hat, empfiehlt er seinen eigenen Neukunden inzwischen ebenfalls gerne die Lösung:

„Die effiziente Stichprobeninventur ist für mich zu einem starken Argument in Gesprächen bei der Anbahnung neuer Geschäftsbeziehungen geworden.“

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